Nama : Intan Destriana Dewi
Kelas : 4ea40
NPM : 15214362
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
1. POLA
KOMUNIKASI BISNIS
Secara
umum pola komunikasi dibagi menjadi 2 saluran, yaitu :
- Saluran Komunikasi Formal
- Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur
organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam
posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan
wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer
kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:
- Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi dari atas ke bawah
(top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah
(karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah,
instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:
- Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
- Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,
- Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
- Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
- Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
- Komunikasi dari bawah ke atas
Atau disebut buttom-up communicatin
berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke
atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya
disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.
- Komunikasi Horizontal
Atau horizontal communication atau
sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi
yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat
dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk
melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau
departemen yang memiliki kedudukan sejajar.
- Komunikasi Diagonal
Atau
diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level)
organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager
pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi,
antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.
-
Saluran Komunikasi Informal
Dalam
jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi,
tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat
berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya
bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga,
anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala
mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada
dalam organisasinya.
2. MENGELOLA
KOMUNIKASI BISNIS
Hal - hal yang perlu di kelola dalam mengelola komunikasi, yaitu :
Penanganan Pesan-pesan Rutin
Dalam organisasi besar, pada
umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak dari pada dalam organisasi
berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana
memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi dengan biaya (cost)
tertentu. Untuk dapat memaksimumkan dan meminimkan biaya tersebut, seseorang
manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut:
a.
Mengurangi jumlah pesan
Arus pesan dalam suatu
organisasi yang di sampaikan secara lisan maupun tertuls perlu dikelola dengan
baik. Dalam hal ini, seorang manajer organisasi perlu menentukan skala
prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman surat di perlukan waktu dan
sumber-sumber (uang/bahan, waktu, tenaga). Organisasi juga perlu menghitung
berapa rata-rata biaya yang perlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan
mengirimkan surat serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat di selesaikan.
Oleh karena itu, jika suatu pesan perlu diberikan secara tertulis, sepucuk
surat merupakan investasi yang baik dan berharga. Namun, jika sebuah surat
hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan, mungkin lebh baik
pesan disampaikan dengan cara lain, seperti lewat telepon atau tatap muka.
b.
Instruksi yang jelas
Kesalahan yang menyebabkan
macetnya komunikasi, mungkin dapat di bebankan kepada setiap orang yang
ada dalam organisasi. Namun dalam hal ini seorang manajer mempunyai tanggung
jawab yang khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa yang
harus dilakukan. Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator)
sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara
keseluruhan, sehingga ia dapat menghindar dirinya dari kesalahan member
intruksi.
c.
Mendelegasikan tanggung jawab
Seorang manajer harus
mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer
yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri
tentu akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.
d.
Melatih petugas
Penulis maupun pembicara yang
tidak memiliki bakat alami dapat menjadi penulis dan pembicara yang baik melalui latihan-latihan yang teratur dan terencana
dengan baik.
Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan
pelatihan keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekrjaan/tugasnya
berhubungan erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak
preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga
perlu meningkatkan dan mapu memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan
presentasinya, sehingga komunikasi bias menjadi lebih baik dan lancar.
3. MASALAH
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
· -
Hambatan
teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi.
Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang
kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat
diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi, seperti : Tidak
adanya rencana kerja yang jelas, kurangnya informasi atau penjelasan.
·
-
- Hambatan
semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses
penyampaian pengertian atau idea secara efektif.
·
- Hambatan
Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan
prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau
ketidakmampuan alat-alat panca indera seseorang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar